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GDPDU - Datenerfassung bei elektronischen Kassen & Waagen

(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Anforderungen zur Archivierung von Daten bei Waagen & Kassen

Mit einem neuen jetzt veröffentlichten Schreiben hat das Bundesfinanzministerium die Vereinfachungsregelung aus dem Jahr 1996 aufgehoben und die Anforderungen an die elektronische Kassenführung neu definiert. Bitte beachten Sie die nachfolgenden Informationen zu den Änderungen bei den elektronischen Registrierkassen & Waagen. Sie sollen Ihnen auch als Entscheidungshilfe bei Neuanschaffungen dienen.


GDPdU Datenerfassung
(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Kassen & Waagen werden gläsern

Es müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme unverdichtet gespeichert werden. ( Es reicht nicht aus nur eine Kasse oder Waage umzurüsten und diese zu benutzen, Umsätze und Protokolle müssen an jeder Waage, Kasse gespeichert werden. ) Ein Löschen der Einzelbons zugun­sten des Tagesendsummenbons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend. Dem Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse ermöglicht werden. Hierzu sind die Kassendaten in einem auswertbaren Format vorzulegen. Sofern eine Kasse bislang eine andere Speicherung vorgesehen hat, muss sie vom Unternehmer umprogrammiert werden. Reicht der Speicher der Kasse nicht aus, um alle diese Daten dauerhaft zu speichern, muss der Speicher gegebenen­falls aufgerüstet werden. Auch eine Auslagerung der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger ist nach Auffassung der Finanzverwaltung zumutbar. Selbstverständlich sind alle Unterlagen der jeweilige Kasse oder Waage  wie z. B.: Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Protokolle von Umprogrammierungen (Artikelstammdatenänderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtung) so wie bisher aufzubewahren.

Neu ist, dass für jede einzelne Waage, Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen sie an welchem Ort eingesetzt wurde.


Übergangsfrist bei technischen Problemen

Auf dem Markt gibt es die unterschiedlichsten Arten von Registrierkassen. Nicht alle können die neuen Anforderungen erfüllen. Dort, wo eine Kasse bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllen und auch nicht umgerüstet werden kann, genügt es, weiterhin nur die fortlaufenden Z-Bons aufzubewahren.

Dieses Zugeständnis der Verwaltung ist allerdings bis zum 31. Dezember 2016 begrenzt. Bis zu diesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse, Waage auf einen solchen Waagen oder Kassentyp umgestellt haben. Der relativ lange Übergangszeltraum von sechs Jahren entspricht der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen.


Die folgen Waagen Modelle erfüllen nicht die Anforderung der elektronischen Aufzeichnungspflicht und können nicht umgerüstet werden.


METTLER TOLEDO LP-Sewrie
NICHT GDPdU fähig
METTLER TOLEDO LI-Serie
NICHT GDPdU fähig
METTLER TOLEDO L2-Serie
NICHT GDPdU fähig


Bizerba SW-Serie
NICHT GDPdU fähig
Bizerba SC-Serie
NICHT GDPdU fähig
Berkel CX-32
NICHT GDPdU fähig

 

DIGI RM-60 LP
NICHT GDPdU fähig
Digi RM-60 EL
NICHT GDPdU fähig
DIGI RM-40
NICHT GDPdU fähig


 

Hinweis:

Das BMF-Schreiben zwingt zur Umrüstung bzw. Ersatzinvestition in geeignete Kassen, Waagen nur dann, wenn eine elektronische Kasse, Waage genutzt wird. Unternehmer die keine elektronische sondern eine sogenannte offene Ladenkasse (z. B. auf Jahrmärkten) nutzen, sind selbstverständlich nicht gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Für diese Unternehmer bleiben die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen. Der Zugriff der Finanzverwaltung auf die elektronischen Daten der Unternehmen wird immer mehr ausgeweitet. Wenn Sie Fragen zu diesem  Zugriff oder auch speziell zur Kassenführung haben, können Sie sich gerne an uns wenden.


 

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